挨拶、身だしなみ、言葉遣いなど、基本のビジネスマナーを紹介します。あなたはきちんとできていますか？ 基本のマナーをもう一度再確認して、日常的に心がけてみましょう。新社会人の方は基本のビジネスマナーを身に着けるのにぜひ役立ててください。
ビジネスに遅刻は厳禁！ 時間には余裕を持って行動することが大切です。そして、出勤したら「おはようございます」と挨拶をしましょう。「ありがとうございます」「申し訳ありません」「お疲れ様です」などなど、挨拶はビジネスマナーの基本です。挨拶は積極的に！
時々混乱してしまう尊敬語、謙譲語、丁寧語をきちんと使い分けられていますか？ 例えば「見る」「食べる」は、尊敬語の場合「ご覧になる」「召し上がる」、謙譲語の場合「拝見する」「いただく」となります。丁寧語の「です」「ます」「ございます」など、ビジネスにふさわしい言葉遣いを心がけましょう。
■電話を受ける・取り次ぐ
「もしもし」と言って電話に出てはいけません。電話を取ったら、自社名と自分の名前を言うのがマナーです。ビジネスでは電話が鳴ったら3回以内に出る、というマナーがあります。電話に出るのが遅くなってしまった場合は、まずお詫びを言うことも大切。担当者に電話を取り次ぐ時は、必ず保留にしましょう。担当者には「誰から」はもちろん、「どんな用件での電話なのか」を簡潔に伝えるとスムーズに取り次げます。
■伝承を承る伝言を承るときや担当者から電話を掛け直させるときは、まずメモの用意を！ 相手の名前と連絡先を伺い、復唱して確認します。そして「私、〜が承りました」と伝えましょう。電話を切るときに、「失礼いたします」という挨拶も忘れずに。担当者に伝言メモを渡す場合は、用件を承った日時と自分の名前も忘れずに記入すること。
メールの件名は、メールの内容が分かるものにします。文頭には「〜様」というふうに相手の名前を記入し、文末には必ず署名してください。内容文には、一行に大体30文字ほどで改行を入れるのがポイント。それから、顔文字を使うのはビジネスメールではマナー違反です。
- 担当者が外で食事中の電話「担当者は食事中です」と伝えてもいい？
- メールの件名は、メールの内容が分かるものにします。文頭には「〜様」というふうに相手の名前を記入し、文末には必ず署名してください。内容文には、一行に大体30文字ほどで改行を入れるのがポイント。それから、顔文字を使うのはビジネスメールではマナー違反です。
- 通夜の席での食事はなんとなく気がひける・・・通夜ぶるまいはうけてもいいの？
- 形だけでも口をつけるのがマナーです。勧められたら断らずにいただきましょう。ただし、通夜の厳粛な席での食事ということを心得てください。長時間居座ったり、大量に飲んだり食べたりしないように！
- 担当者の不在中、急ぎの用があるので担当者の連絡先を教えてほしいといわれたら？
- むやみに担当者の連絡先を教えるのはNG！ 「至急私から〜に連絡いたしまして、お電話させるようにさせていただきます」と、相手に伝えてください。相手の名前と電話番号を伺って、すぐに担当者に急ぎの用件で電話があったことを連絡しましょう。
- 急いで確認してもらいたい資料を、Eメールに添付して送信してもいいですか？
- 急ぎの用件にEメールを使うのは、ビジネスでは好ましくありません。また、メールに資料を添付する場合は、相手に確認してからのほうがいいでしょう。緊急の要件は電話で直接相手に知らせること。
- 電話を取り次ごうとして保留を押したつもりが、電話を切ってしまいました！
- ビジネスでは、途中で電話を切れてしまった場合、最初に電話を掛けてきたほうからかけ直すのがルールです。こちらがきってしまったからといって、電話番号を調べてかけ直したりする必要はありません。相手からもう一度電話がかかってくるのを待ちましょう。電話があったら、間違えて電話を切ってしまったことを丁寧にお詫びすること！
7